Unterrichtsmaterial digital verwalten - geht das?

"Ordnung ist, wenn man sofort weiß, wo man nicht zu suchen braucht"

Richtig! Ich selbst halte mich nicht für außerordentlich ordentlich, sondern nur für ordentlich ordentlich, aber das ist mir auch wichtig. Meine Unterlagen habe ich gerne gut organisiert.

Und da ich ja noch ganz am Anfang meines Lehrerdaseins stehe, stellt sich für mich die Frage: Wie halt ich´s mit der Organisation? Schließlich bin ich schon fleißig dabei Material für meinen Unterricht zu sammeln. Je früher ich mir ein Ordnungssystem für mein Unterrichtsmaterial schaffe, umso besser.

Problem: Stark anwachsender Stapel von Arbeitsblättern, Artikeln, Ideen und Co.

• 1. Lösungsansatz: Digital in Ordnern (Fach > Klassenstufe > Thema) auf meinem PC ablegen
  Also schnell für meine Fächer auf dem PC Ordner angelegt, in diese Ordner Unterordner für die einzelnen Klassenstufen, und dann weitere Ordner für verschiedene Themengebiete. Prima Idee!
  
  Doch schon bei Arbeitsblatt Nummer 3 zeigt sich: So einfach ist es nicht. Denn dieses kann ich prima für eine kleine Wiederholung in einer höheren Klassenstufe verwenden. Zweimal an verschiedenen Orten abspeichern (Klassenstufe X und Klassenstufe Y) kostet Platz und wird schnell unübersichtlich. Außerdem wäre es gut, wenn ich das ganze Material, das sich auf ein Thema bezieht, beieinander hätte. Also zum Beispiel eine Grammatikübung zu einem größeren Themenkomplex wie "American Dream" nicht nur im Ordner "Grammatik", sondern auch im Ordner "American Dream" zu finden wäre. Müsste also doppelt und dreifach abgespeichert werden. Nee, das ist blöd. Was nun?

• 2. Lösungsansatz: Dokumente mit Schlagworten (tags) versehen
  Die Idee gefällt mir! Wie im Internet, das wäre doch ideal: meinen Dokumenten aussagekräftige Schlagworte verpassen, damit ich bei Bedarf gezielt nach diesen suchen kann. Wenn ich dann Material für eine Stunde suche, muss ich einfach nur die Schlagworte eingeben und voilá!
  Suche zum Beispiel "usa" "culture" - und alles ist da: Bilder, Texte, Textübungen, Grammatik. Und die Schlagworte der gefundenen Dokumente verraten mir gleich, für welche Klassenstufe das geeignet ist.
  
  So etwas muss es doch geben?
  
  Und tatsächlich: Da findet sich einiges online. "Dokumentenmanagement" heißt das Zauberwort. Doch ist diese Art von Software oft kostenpflichtig. Ich nur arme Studentin, also fix nach "Dokumentenmanagement freeware" gesucht. Siehe da: Ein paar Programme werden gefunden. 
  
  Wenn man diversen Bewertungen im Internet glauben darf, scheint "Benubird PDF" für meine Zwecke besonders gut geeignet zu sein. Es bietet die Möglichkeit Dokumente mit Schlagworten zu versehen und dann gezielt nach diesen zu suchen. Benubird ist optimiert und geeignet für das Management folgender Datei-Typen: *pdf, Bilddateien, Microsoft Office sowie Open Office-Dokumente. Was leider nicht zu funktionieren scheint: Audio- und Videodateien. Aber trotzdem allemal besser als die Idee mit der Ordnerstruktur!
  
  Doch es gibt noch mehr! Ich bin auf eine weitere Lösung aufmerksam geworden: Bei Windows 7 ist die Möglichkeit Dokumente mit Schlagworten zu versehen bereits eingebaut. Wenn man im Explorer-Fenster eine Datei anklickt, gibt es in der Leiste unten ein Feld "Markierungen". Hier kann man nun selbst gewählte Schlagworte eingeben und später gezielt nach Schlagworten in Markierungen suchen. (Wie es genau funktioniert, findet man hier.) Für mich als Windows 7-User ideal! Allerdings funktioniert das ebenfalls nicht bei Audio- und Videodateien. Der Wermutstropfen: *pdf leider auch nicht.
  
  Also tatsächlich einiges gefunden. Jetzt muss ich mich nur für etwas entscheiden...

Meine Lösung: Trotz positiver Stimmen im Netz habe ich Benubird nicht herunter geladen, sondern mich für die Variante der Markierungen mit Windows 7 entschieden. Ganz einfach deshalb, weil ich denke, dass dies für mich komfortabler ist und ich nicht extra ein spezielles Programm dafür verwenden muss. Wenn ich eine neue Datei unter Windows abspeichere, kann ich sie gleich mit den passenden Schlagworten versehen. Praktisch.

Nachteil ist ganz klar, dass ich damit keine *pdf-Dokumente markieren kann. Doch bisher habe ich von meinen wenigen *pdf-Dokumenten auch die Word-Vorlage. Und sollte ich später ja in die Verlegenheit geraten, ein *pdf ohne Vorlage mit Schlagworten markieren zu wollen, habe ich mir auch schon Lösungen überlegt. So könnte ich zum Beispiel das *pdf als Bilddatei mit den entsprechenden Schlagworten abspeichern. Oder ich lege ein Word-Dokument an, binde das *pdf hier ein mit Hinweis darauf, wo ich es abgespeichert habe, und markiere es mit den Schlagworten.

Audio- und Videomaterial bleibt bei beiden Lösungen, die ich gefunden habe, leider schlagwortlos. Doch hoffe ich, dass ich auch so den Überblick durch digitale Ordner behalten kann, da ich sicherlich nicht übermäßig viel Audio- und Videomaterial haben werde. Vielleicht wird das tagging von Audio- und Videodateien ja auch in späteren Windows-Versionen ermöglicht.

Zu beachten!!
Beide Lösungen funktionieren nur, wenn man sinnvolle Schlagworte wählt und diese konsequent einhält. Also zum Beispiel nur ein Schlagwort "Arbeitsblatt", und nicht je nach Lust und Laune mal das Schlagwort "Arbeitsblatt", "ab", "ablatt", "Arbeitsblätter" usw. verwenden. Dann hilft auch das beste Programm nichts. Ich habe mir zur Sicherheit eine kleine Excel-Tabelle angelegt, in der ich meine bisher verwendeten Schlagworte alphabetisch geordnet habe. Wenn ich mir dann nicht sicher bin, ob ich schon mal ein Schlagwort vergeben habe bzw. wie es genau lautet, kann ich ganz einfach nachschauen.

Fazit
Unterrichtsmaterial digital verwalten? Yes, we can! Sicherlich gibt es noch andere Möglichkeiten als die, die ich gefunden habe. Für Hinweise bin ich stets dankbar!:)